La matrice d’Eisenhower

Pour l’histoire : Dwight David Eisenhower (1890 – 1969) fut le 34ème président des Etats-Unis. Il cumula 2 mandats à partir de 1953. Ses antécédents militaires sont remarquables : c’est à lui qui commanda les opérations du débarquement du 6 juin 1944. Il fut apprécié pour son calme, sa finesse, son sens des valeurs, sa foi en l’avenir… En tant que Président, il valida de nombreux projets, comme la création de la NASA, pour ne citer qu’un exemple.

Parmi les documents décisionnels qu’il utilisait, on remarque un outil baptisé « la matrice d’Eisenhower », dont voici une représentation :

La matrice d’Eisenhower <— Télécharge ce document et imprime-le (éventuellement en plusieurs exemplaires)

Eisenhower considérait qu’une action devait être qualifiée par deux attributs : l’URGENCE d’une part, et l’IMPORTANCE d’autre part. Son analyse permet de donner deux dimensions à la prise de décision. De plus, c’est un diagramme facile à tracer à la main «sur un coin de table».

L’intérêt de cette simplification est énorme:

  • Lorsque les choses à faire se multiplient, nous avons tendance à nous occuper uniquement de ce qui est urgent. Or toute chose importante devient urgente à un moment donné (puis caduque). Le fait de lister les importances et de les reconnaître, permet d’anticiper les futures urgences. C’est énorme ! Peu de gens s’autorisent à le faire.
  • La prise de décision est souvent soumise à des dizaines de critères. Est-ce économique, rentable, écologique, juste, équitable, motivant… ? A force d’évaluer les choses en approfondissant les valeurs et les croyances, on finit par passer plus de temps en philosophie humaniste qu’en actions. Or un humaniste qui n’agit pas, c’est un comble ! Le fait de se demander si une chose est simplement IMPORTANTE (pour soi), nous ramène vers notre mission, et permet d’éviter l’analyse excessive (qui se termine, de toute façon, par une action tourmentée).
  • Reconnaître que dans les idées qui traversent notre esprit, il y a une certaine proportion de choses qui ne sont ni urgentes, ni importantes, c’est énorme ! Selon notre état interne, ça peut nous amuser, nous agacer, nous éveiller… En pratique, ces idées sont une source de créativité. Ecrites telles qu’elles, elles sont inutiles, et nous feraient perdre un temps précieux.  Mais que deviendraient-elles lorsque notre imagination décidera de les cuisiner ?
  • L’observer sous différents angles, en tournant la feuille, ou en s’intéressant aux zones denses (les cases où il y a le plus d’items), est une source d’interprétations révélatrices. Par exemple, si tu parviens à remplir la case A (Urgent et Important), alors que la case B (Important, mais non Urgent) reste désespérément vide, cela signifie que tu manques d’objectifs à long terme*. Si tu ne parviens pas à remplir les cases C et D, cela signifie que tu ne sais pas déléguer. Il va falloir agir, car il s’agit d’une compétence essentielle. Nous aurons l’occasion d’en reparler
  • Cette matrice est multi-fonction. Tu peux t’en servir pour qualifier les tâches de la journée ou de la semaine, mais tu peux également en faire un outil d’analyse spécifique par projet. Par exemple, tu peux avoir une matrice d’Eisenhower réservée au projet «acheter une maison». Tu y reporteras toutes les tâches qui te traversent l’esprit, et qui ne concernent que ce projet-là. Une deuxième matrice te permettra de lister les tâches du projet «Ecrire mon roman». Ainsi, tu peux avoir un classeur qui contient des dizaines de matrices d’Eisenhower : autant que tu as de projets… Tu verras que de nombreuses tâches sont communes à plusieurs projets. Ce qui nous ramène vers tes priorités.
  • Lorsque tu disposes d’un outil stimulant qui donne des résultat, tu as envie envie de l’utiliser (de jouer avec) ! C’est une source de motivation. Au début l’outil est acquis pour un but précis. Mais au bout d’un moment, son utilisation devient un but. Ce qui donne lieu à de nombreuses idées créatives.

Bref… La matrice d’Eisenhower n’est pas juste un rectangle divisé en 4 cases. C’est un outil qui t’aide à mieux te connaître !

Mode d’emploi de la matrice d’Eisenhower

Pense à un projet précis, ou tout simplement à ce que tu as à faire la semaine prochaine (réussir sa semaine est un projet en soi). Ensuite, tâche par tâche pose-toi ces deux questions :

Cette tâche est-elle urgente

Si oui, la tâche a sa place dans la colonne de droite (zone A ou C), sinon elle prendra place dans la colonne de gauche (zone B ou D). Attention ! Le qualificatif urgent signifie ceci : la tâche doit être exécutée le plus vite possible. Ça ne peut attendre, car après l’échéance, elle deviendrait inutile. Par exemple, si tu as un gâteau à préparer pour tes invités de ce soir, c’est urgent. Demain, non seulement le caractère d’urgence aura disparu, mais la tâche en elle-même n’aura plus de sens.

L’erreur classique est de considérer que tout est urgent ! Par exemple, certaines personnes règlent leur messagerie électronique, afin que tout message en partance soit automatiquement marqué comme urgent. Ce pré-paramétrage leur nuit bien plus qu’il ne leur sert : c’est l’histoire du garçon qui criait au loup…

Cette tâche est-elle Importante ?

Pense à ton Système d’Importances, car sinon, ce mot en veut rien dire ! Tout est important…

Si la tâche est importante, elle a sa place dans la partie haute (zone B ou A), sinon elle prendra place dans la partie basse (zone D ou C).

Actions à entreprendre une fois tes tâches classées

Chacune de ces 4 cases mérite un traitement particulier.

Case A (UI) : A faire de suite, toi-même. C’est ta TODO-List du jour. La matrice d’Eisenhower peut donc t’aider à planifier ta journée.
Case B (uI) : Prendre le temps de planifier sur les jours à venir (voire à reporter sur d’autres semaines). Déléguer si possible.
Case C (Ui) : A transmettre à la hiérarchie, ou à déléguer le plus rapidement possible. A faire soi-même, si peu coûteux (en temps, en argent, en efforts).
Case D (ui) : Oublier au plus vite ou transmettre à quelqu’un d’autre. C’est soit une tâche qui ne te concerne pas. Soit une source d’inspiration lorsque tu feuilletteras ton classeur de matrices d’Eisenhower.

Chaque jour, la case A sera à nouveau disponible. Tu pourras y reporter de nouvelles urgences, et tant que possible, des tâches importantes AVANT qu’elle ne deviennent urgentes.

Voici 2 interprétations de ta gestion du temps actuelle, selon la quantité d’informations qui se trouvent dans les 4 cases :

  • Situation de crise : Beaucoup de tâches dans les cases A et C, et peu de tâches dans la case B
  • Situation idéale (sereine et prometteuse) : Beaucoup de tâches dans la case B et peu de tâches les cases A et C

Aspire à la seconde situation. C’est ce qui te permettra d’Aller Vers d’un pas assuré… Pose-toi la question suivante :

Comment je pourrais faire pour que la case B soit toujours celle qui contienne le plus de tâche ? Et si tu veux partager ta réponse, ça pourrait inspirer les autres participants.

A++

Stéphane


* Au-délà de ce que tu découvriras dans ce programme, intéresse-toi de près à tout ce qui concerne la définition d’objectifs (sites, blogs, vidéos youtube, livres, etc.)

Posted in Semaine 2

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13 COMMENTS

Thomas G. - posted on 09/02/2018 16:19

Souvent dans le A. Le B est vite rempli, le C un peu. Par contre le D m’est inconnu (j’ai du mal à voir ce que ce serait)

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Daniele - posted on 09/02/2018 19:06

J’ai l habitude d y ajouter la charge, ce qui pondere et l urgence et l importance et permet outre d obtenir une priorité pour certaines, justement d y glisser des tâches ds le ni urgent ni important, soit un rapport intérêt/coût faible qui peut partir à la poubelle si de mon ressort ou être négocié si l’objet d une demande externe.

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LETT arnaud - posted on 09/02/2018 19:50

Je vais tenter de remplir le tableau de de mettre cette méthode en application ! Cela m’évitera de m’occuper des choses secondaire et d’oublier ce qui est urgent et important ! Merci Stéphane !

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samanta - posted on 09/02/2018 23:00

J’avais vu un webinaire où vous expliquiez ça, je ne l’ai jamais vraiment utilisé en papier, mais après avoir compris le principe, j’ai pris l’habitude de classer automatiquement certaines activités dans ma tête selon ces critères, c’est une simplification qui aide beaucoup ! Je vais essayer de l’utiliser comme il faut, merci pour ce rappel !

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Mouloud - posted on 12/02/2018 11:55

Un jour il y a longtemps un cousin se présente a ma mère et sur le pas de la porte lui dit: « en tant que veuve et 4 enfants cela ne doit pas être rose tout les jours »
et ma mère de lui répondre
SI LA FAIM SE PRÉSENTE A MOI JE LA RECEVRAIS AVEC UN GOURDIN DE CHÊNE
et elle referma gentiment la porte.
Et depuis l’urgent et l’important sont des amis que je m’efforce de séparer même avec un gourdin de chêne s’il le faut.

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Jacqueline P. - posted on 12/02/2018 19:15

J’aime bien l’idée de faire une matrice d’Eisenhower pour chaque projet. Personnellement, j’ai plusieurs poêles sur le feu et j’ai du mal à classer les actions dans un seul tableau. Je pense que je vais dresser un méta-tableau classant les projets. Cela me permettra de mieux choisir les actions concrètes à effectuer..

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Sandra - posted on 12/02/2018 19:20

J’utilise cette matrice ponctuellement, quand la liste est longue, comme aujourd’hui, jour de grosse reprise pour moi 😉
Elle ne reste cependant pas l’outils de gestion du temps principal que j’utilise.

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Anaïs - posted on 12/02/2018 20:56

Cette technique l’aide beaucoup lorsque je sais que beaucoup de tâches m’attendent en peu de temps. Ça m’évite de procrastiner et d’être concentrer sur ce que je fais.

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Anaïs - posted on 12/02/2018 20:57

Cette technique m’aide beaucoup lorsque je sais que beaucoup de tâches m’attendent en peu de temps. Ça m’évite de procrastiner et d’être concentrer sur ce que je fais.

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Isabelle - posted on 12/02/2018 22:03

Je connais et… ne mets pas en pratique. Comme tout un tas de choses…

Alors, je m’y remets !
Merci 🙂

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Claire Tel - posted on 13/02/2018 09:04

j’ai vraiment du mal à m’y mettre! autant avaler le crapaud, c’est bon, autant la matrice je trouve ça compliqué. peut être parce que ça m’obligerait à examiner ce que je suis censée déléguer….
ok, ce matin je vais me dire que la matrice est mon crapaud, je m’y mets!

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Sandrine - posted on 13/02/2018 14:17

Je connais et je n’applique pas de cette façon et même en ce moment je ne l’utilise pas du tout. Une piqûre de rappel fait du bien. de plus qu’en ce moment j’ai des choses importantes à faire voir urgente je ne m’occupe que des urgentes qui finalement si je les classais dans ce tableau serait peut moins urgente. Je vais étudier ça ce week-end.

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FrédéricV - posted on 21/02/2018 23:27

Juste un petit ajout pour le planning de COVEY et priorité aux priorités :
https://beyondweirdness.files.wordpress.com/2013/08/seven-habits-of-highly-effective-people-weekly-schedule.xlsx
:

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