La matrice d’Eisenhower

Pour l’histoire : Dwight David Eisenhower (1890 – 1969) fut le 34ème président des Etats-Unis. Il cumula 2 mandats à partir de 1953. Ses antécédents militaires sont remarquables : c’est à lui qui commanda les opérations du débarquement du 6 juin 1944. Il fut apprécié pour son calme, sa finesse, son sens des valeurs, sa foi en l’avenir… En tant que Président, il valida de nombreux projets, comme la création de la NASA, pour ne citer qu’un exemple.

Parmi les documents décisionnels qu’il utilisait, on remarque un outil baptisé « la matrice d’Eisenhower », dont voici une représentation :

La matrice d’Eisenhower <— Télécharge ce document et imprime-le (éventuellement en plusieurs exemplaires)

Eisenhower considérait qu’une action devait être qualifiée par deux attributs : l’URGENCE d’une part, et l’IMPORTANCE d’autre part. Son analyse permet de donner deux dimensions à la prise de décision. De plus, c’est un diagramme facile à tracer à la main «sur un coin de table».

L’intérêt de cette simplification est énorme:

  • Lorsque les choses à faire se multiplient, nous avons tendance à nous occuper uniquement de ce qui est urgent. Or toute chose importante devient urgente à un moment donné (puis caduque). Le fait de lister les importances et de les reconnaître, permet d’anticiper les futures urgences. C’est énorme ! Peu de gens s’autorisent à le faire.
  • La prise de décision est souvent soumise à des dizaines de critères. Est-ce économique, rentable, écologique, juste, équitable, motivant… ? A force d’évaluer les choses en approfondissant les valeurs et les croyances, on finit par passer plus de temps en philosophie humaniste qu’en actions. Or un humaniste qui n’agit pas, c’est un comble ! Le fait de se demander si une chose est simplement IMPORTANTE (pour soi), nous ramène vers notre mission, et permet d’éviter l’analyse excessive (qui se termine, de toute façon, par une action tourmentée).
  • Reconnaître que dans les idées qui traversent notre esprit, il y a une certaine proportion de choses qui ne sont ni urgentes, ni importantes, c’est énorme ! Selon notre état interne, ça peut nous amuser, nous agacer, nous éveiller… En pratique, ces idées sont une source de créativité. Ecrites telles qu’elles, elles sont inutiles, et nous feraient perdre un temps précieux.  Mais que deviendraient-elles lorsque notre imagination décidera de les cuisiner ?
  • L’observer sous différents angles, en tournant la feuille, ou en s’intéressant aux zones denses (les cases où il y a le plus d’items), est une source d’interprétations révélatrices. Par exemple, si tu parviens à remplir la case A (Urgent et Important), alors que la case B (Important, mais non Urgent) reste désespérément vide, cela signifie que tu manques d’objectifs à long terme*. Si tu ne parviens pas à remplir les cases C et D, cela signifie que tu ne sais pas déléguer. Il va falloir agir, car il s’agit d’une compétence essentielle. Nous aurons l’occasion d’en reparler
  • Cette matrice est multi-fonction. Tu peux t’en servir pour qualifier les tâches de la journée ou de la semaine, mais tu peux également en faire un outil d’analyse spécifique par projet. Par exemple, tu peux avoir une matrice d’Eisenhower réservée au projet «acheter une maison». Tu y reporteras toutes les tâches qui te traversent l’esprit, et qui ne concernent que ce projet-là. Une deuxième matrice te permettra de lister les tâches du projet «Ecrire mon roman». Ainsi, tu peux avoir un classeur qui contient des dizaines de matrices d’Eisenhower : autant que tu as de projets… Tu verras que de nombreuses tâches sont communes à plusieurs projets. Ce qui nous ramène vers tes priorités.
  • Lorsque tu disposes d’un outil stimulant qui donne des résultat, tu as envie envie de l’utiliser (de jouer avec) ! C’est une source de motivation. Au début l’outil est acquis pour un but précis. Mais au bout d’un moment, son utilisation devient un but. Ce qui donne lieu à de nombreuses idées créatives.

Bref… La matrice d’Eisenhower n’est pas juste un rectangle divisé en 4 cases. C’est un outil qui t’aide à mieux te connaître !

Mode d’emploi de la matrice d’Eisenhower

Pense à un projet précis, ou tout simplement à ce que tu as à faire la semaine prochaine (réussir sa semaine est un projet en soi). Ensuite, tâche par tâche pose-toi ces deux questions :

Cette tâche est-elle urgente

Si oui, la tâche a sa place dans la colonne de droite (zone A ou C), sinon elle prendra place dans la colonne de gauche (zone B ou D). Attention ! Le qualificatif urgent signifie ceci : la tâche doit être exécutée le plus vite possible. Ça ne peut attendre, car après l’échéance, elle deviendrait inutile. Par exemple, si tu as un gâteau à préparer pour tes invités de ce soir, c’est urgent. Demain, non seulement le caractère d’urgence aura disparu, mais la tâche en elle-même n’aura plus de sens.

L’erreur classique est de considérer que tout est urgent ! Par exemple, certaines personnes règlent leur messagerie électronique, afin que tout message en partance soit automatiquement marqué comme urgent. Ce pré-paramétrage leur nuit bien plus qu’il ne leur sert : c’est l’histoire du garçon qui criait au loup…

Cette tâche est-elle Importante ?

Pense à ton Système d’Importances, car sinon, ce mot en veut rien dire ! Tout est important…

Si la tâche est importante, elle a sa place dans la partie haute (zone B ou A), sinon elle prendra place dans la partie basse (zone D ou C).

Actions à entreprendre une fois tes tâches classées

Chacune de ces 4 cases mérite un traitement particulier.

Case A (UI) : A faire de suite, toi-même. C’est ta TODO-List du jour. La matrice d’Eisenhower peut donc t’aider à planifier ta journée.
Case B (uI) : Prendre le temps de planifier sur les jours à venir (voire à reporter sur d’autres semaines). Déléguer si possible.
Case C (Ui) : A transmettre à la hiérarchie, ou à déléguer le plus rapidement possible. A faire soi-même, si peu coûteux (en temps, en argent, en efforts).
Case D (ui) : Oublier au plus vite ou transmettre à quelqu’un d’autre. C’est soit une tâche qui ne te concerne pas. Soit une source d’inspiration lorsque tu feuilletteras ton classeur de matrices d’Eisenhower.

Chaque jour, la case A sera à nouveau disponible. Tu pourras y reporter de nouvelles urgences, et tant que possible, des tâches importantes AVANT qu’elle ne deviennent urgentes.

Voici 2 interprétations de ta gestion du temps actuelle, selon la quantité d’informations qui se trouvent dans les 4 cases :

  • Situation de crise : Beaucoup de tâches dans les cases A et C, et peu de tâches dans la case B
  • Situation idéale (sereine et prometteuse) : Beaucoup de tâches dans la case B et peu de tâches les cases A et C

Aspire à la seconde situation. C’est ce qui te permettra d’Aller Vers d’un pas assuré… Pose-toi la question suivante :

Comment je pourrais faire pour que la case B soit toujours celle qui contienne le plus de tâche ? Et si tu veux partager ta réponse, ça pourrait inspirer les autres participants.

A++

Stéphane


* Au-délà de ce que tu découvriras dans ce programme, intéresse-toi de près à tout ce qui concerne la définition d’objectifs (sites, blogs, vidéos youtube, livres, etc.)

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Recadrage – Système d’Importance

Tu l’as peut-être remarqué, hier un certain nombre de commentateurs ont mis en avant leur côté altruiste. Ce genre de commentaire n’est pas anodin. Il vient en réaction au fait que la technique proposée invite à considérer que le Système doit être construit en fonction de ce qui est important POUR SOI non par rapport aux autres… En revendiquant son altruisme, on vient, d’une certaine manière, contrarier la technique. Ou alors, on cherche à l’adapter…

J’ai reçu un mail plus direct dans ce sens, d’une personne qui ne voulait pas «pourrir l’ambiance dans les commentaires», mais qui trouvait que l’exercice était impossible à faire pour toute personne qui pense à autre chose qu’à son nombril… Voilà qui nous fait une excellente occasion de procéder à un «Recadrage».

Qu’est-ce qu’un Recadrage ? Rien à voir avec la fessé ! En matière de coaching, le «Recadrage» consiste à se placer dans un cadre différent : plus grand ou plus petit, plus précis ou plus vaste, plus ancien ou futuriste, etc. C’est également une technique d’Innovation, de Créativité et de Communication. Voici un exemple de recadrage pour les personnes «incapables» d’établir leur Système d’Importances, par altruisme :

Un Système d’Importance évolutif

J’ai connu un client (chef d’entreprise) qui ne voulait pas embaucher de femmes parce qu’il avait peur qu’elles «tombent enceinte au mauvais moment». Lorsqu’il en embauchait une (nous avons des lois en France), il ne lui confiait jamais de responsabilités ou de missions importantes, de peur qu’elle le laisse en plan… Et puis un jour, ce fut son tour de devenir père : son fils est né et il a pris une grande place dans sa vie. La paternité et la maternité sont alors devenues ses plus grandes Importances.

Ce fut un véritable saut quantique : il a transformé 2 bureaux de son immeuble commercial en crèche et en salle de jeux pour les enfants en bas-âge. Depuis quelques années, les parents peuvent venir au travail accompagnés de leurs enfants, même à l’improviste. Deux puéricultrices ont été embauchées pour l’occasion, et un système de rotation permet aux parents de leur prêter main-forte pendant les heures de travail. Aux dernières nouvelles, chaque place de crèche lui coûtait 8.000€ par an. S’agissant d’une entreprise de taille moyenne, il a dû lutter avec les services sociaux pour créer cette crèche à l’intérieur de sa boite en respectant les innombrables normes imposées. Mais il a fini par mettre en valeur ce qui était important pour lui. Le résultat est impressionnant en terme de motivation : moins de turn-over, un taux d’absentéisme considérablement réduit, un relationnel entre les employés qui dépasse le cadre du «simple collègue», et surtout, une efficacité au travail qui pourrait servir d’exemple à une armée de coachs.

Il en est de m^me pour toi : si tu changes de métier ou de poste, si tu prends ta retraite, si tu crées une entreprise, si tu obtiens une augmentation, si tu hérites d’un bien… il y aura des bouleversements dans ton Système d’Importances. Les évènements qui jalonnent ta vie ont forcément une influence qui, même si tu es très attentionné envers les besoins des autres, auront forcément un fort impact sur ta perception de ce qui est important ou pas… C’est humain ! Et si l’histoire ci-dessus a pris une belle tournure sociale (donc altruiste), il est important de noter que la prise de Conscience est due aux émotions et aux sentiments qui accompagnent la paternité du décisionnaire. Il est donc normal de te reposer les questions existentielles de l’activité ci-dessus régulièrement, afin de t’assurer que tes actions sont toujours alignées sur ce qui est important pour toi.

Blocages d’altruistes

Si tu interprètes mes propos comme l’apologie de l’égocentrisme ou un déni de l’altruisme. Alors rappelle-toi de mon client et de ses actions : sont-elles égocentriques ? Non ! Elles sont juste alignées sur ses Valeurs. Et elles l’ont toujours été, même lorsqu’il avait la phobie des femmes enceintes et des mères de famille.
Rappelle-toi aussi que l’altruiste est beaucoup plus efficace lorsqu’il se donne les moyens d’aider les autres. Beaucoup trop d’altruistes on tendance à réduire leur importance, au point de ne plus pouvoir aider personne… Tout devient important, et il n’y a plus de priorités. A force de vivre dans l’indolence, ces altruistes-là finissent par avoir besoin de se faire assister. La plupart des personnes qui appellent à l’aide dans les services sociaux sont profondément altruistes. C’est du gâchis, puisqu’en acceptant l’idée qu’ils sont importants pour le monde qui les entoure, ils peuvent agir autrement et remplir véritablement leur mission de vie.

L’altruiste est un sage actif, pas une victime

L’altruisme, le vrai, est une attitude de sagesse. C’est loin d’être un acte émotionnel incontrôlé soumis à divers tiraillements venu «des autres» qu’on voudrait aider. Au contraire, c’est un engagement personnel, souvent organisé d’avance. Si tu es altruiste, lorsque tu définis tes importances, tu tiens compte des personnes que tu veux aider.

A la question :

– A quelle occasion me suis-je senti important ces derniers temps ?

Tu répondras :

– Lorsque j’ai installé une pompe à eau dans un village africain.

ou encore :

– Lorsque j’ai fait le clown dans un hôpital pour enfants

Je ne dis pas qu’un altruiste doit forcément agir en fonction de ses intérêt. Je dis juste qu’il est possible de faire LES DEUX. Ne te bloque pas lorsqu’on te demande d’évaluer ce qui est important en fonction de TOI. Plus tu l’accepteras, mieux tu sauras gérer ton temps, tes émotions, ta motivation, ton relationnel…  Tu deviendra alors une personne plus puissante et pus apte à aider les autres. Une personne importante, qui tu donnera davantage, mieux, et plus longtemps.

A++

Stéphane

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Ton Système d’Importances

Avant de commencer à vivre cette expérience, je te propose de planifier un moment dans la journée où tu auras 7 minutes à te consacrer. Ca peut être maintenant, bien sûr, comme avant ou après le déjeuner. Cet expérience peut également servir lors d’une pause professionnelle ; elle est d’ailleurs particulièrement indiquée pour te remplir d’Energie.

Commence par respirer profondément 3 fois : 3 profondes inspirations et expirations. Le but est de te relaxer, donc ne force pas. Profond signifie simplement plus contrôlé, et qui va au-delà des limites habituelles d’une respiration inconsciente. Prends conscience que tu peux contrôler même les choses qui ne demandent aucune contrôle habituellement.

Prends une feuille, et écris les 3 choses les plus importantes pour toi. Pour faire ton choix (car tu as certainement de nombreuses valeurs), dis-toi que tu veux écrire ta biographie et que tu pourrais, si tu en prenais le temps, écrire 20 pages (et plus encore) autour de ces importances.

Voici, pour t’aider, quelques questions recommandées dans le film de Développement Personnel intitulé “I-OLOGY”. SI tu n’as pas de réponse à l’une des ces questions, passe à la suivante. Nous ne sommes pas à l’école ; il est possible que certaines questions ne soient pas faites pour toi :

  • Qu’est-ce qui me fait me sentir important ?
  • A quelle occasion me suis-je senti important ces derniers temps ?
  • Quels sont les moments de ma vie où je me suis senti vraiment important ?
  • Pour qui suis-je important ?
  • Quelles sont les personnes importantes pour moi ?
  • Qu’est-ce qui est important dans ma relation de couple ?
  • Qu’est-ce qui est important dans ma relation avec mes enfants ?
  • Qu’est-ce qui est important dans mon travail ?
  • Qu’est-ce qui est important dans mes loisirs, mes vacances, etc. ?
  • Qu’est-ce qui est important dans mes relations amicales ?
  • Qu’est-ce qui est important pour que je me sente bien dans ma peau ?
  • Quels objets j’emmènerais sur une île déserte ?
  • etc.

Toutes ces questions doivent tourner autour de TOI, et les réponses aussi.

Accepte l’idée qu’à moins d’avoir atteint un très haut niveau de conscience (qui ferait du Dalaï Lama ton élève), ce qui est important dans la vie, c’est ce qui est important dans TA vie… Ce qui te rend heureux en société, c’est lorsque ces importances sont respectées, et ce qui te met en rage, c’est lorsque les importances des autres viennent contrarier les tiennes.

Une expérience à répéter

Pour créer ton SYSTEME D’IMPORTANCES, pense à répéter cette expérience. Tu peux le faire une fois par semaine à un moment choisi. Mais tu peux aussi t’autoriser à le faire suite à un incident émotionnel en te demandant quelle Importance a été touchée. Cet incident peut être heureux (je te le souhaite) ou malheureux. S’il est heureux pose des mots sur l’Importance que tu peux gratifier. Si c’est la tristesse ou la colère qui te harcèlent nomme les importances non respectées, humiliées, voire torturées…

Conseil de “lecture” :

Avec les nouvelles technologies, il existe de nouveaux moyens de s’instruire et de se développer. Pour créer ton système d’importance avec méthode et émotions, je te propose Le film / reportages I-OLOGY.

A voir et à revoir régulièrement pour en saisir tous les aspects.

A partager ou pas…

Si tu es plutôt introverti, il te sera difficile d’exprimer tes importances publiquement. Je te propose donc de vivre cette expérience pour toi, sans en partager le résultat. Mais si tu as envie d’en parler, que ce soit du déroulement de l’activité proposée ou du résultat obtenu, ça peut inspirer, et donc aider les autres participants.

A++

Stéphane

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Des phrases courtes qui en disent long

Encore un GRAND MERCI pour vos participations à la proposition d’hier. J’ai pu collecter plus de 70 citations de belle qualité.

Un nouveau document vient donc s’ajouter à celui de la semaine dernière.

Qu’est-ce que tu peux faire de ça ? Je t’invite à le découvrir en vidéo :

Téléchargement du document

Merci d’avance pour ta ou tes citations bien à toi…

C’est parti !

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Ces petites phrases qui marquent…

Ce week-end je suis allé voir «The Greatest Showman». Un film que je te recommande vivement. Il fait partie des œuvres qu’on n’a pas forcément envie d’aller voir apriori, mais qu’on n’oublie jamais a posteriori…

Je vais retourner le voir pour noter toutes les citations qui ont fait briller mes yeux. En attendant, je me souviens principalement de deux d’entre-elles :

De toute façon, les gens se moqueront… Alors autant être payé pour ça !

Tu n’as pas besoin d’être aimé de tous, tu as juste besoin d’être aimé par quelques gens bien…

J’aurai l’occasion de te reparler du héros de ce film (Phineas Taylor Barnum), mais le sujet du jour est tout autre : il concerne notre deuxième atelier de Mastermind.

Mastermind de la semaine

Je te rappelle les règles du jeu :

  1. Chaque participant donne une minute ou deux de son temps au système en laissant un commentaire.
  2. Je collecte l’ensemble des commentaires, et je construis un document basé sur ces participations
  3. Je le commente en y ajoutant ma touche de coach.
  4. Ce document qui vaut des heures de travail (collectives) bénéficie à tous les participants

Je te propose de faire comme moi au début de cet article : donne à notre Mastermind une phrase qui t’a marquée. Il peut s’agir d’une phrase culte dans un film ou un livre comme d’une citation dont tu ne connais pas l’origine, mais que tu as vu sur une page web, un magazine ou une affiche publicitaire. Si tu connais l’auteur, c’est toujours mieux de le citer (une petite recherche sur le web peut t’aider à le retrouver).

C’est parti !

A++

Stéphane

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